Til økonomichefen

Som økonomichef ser du regningen, og ofte er det dig, der skal forklare, hvorfor IT-udgiften stiger. Spørgsmålet på denne side er, hvor meget af udgiften der er bundet, og hvordan du får et tal, ledelsen kan træffe beslutning på. Du behøver ingen teknisk baggrund for at bruge sitet, for fagudtryk forklares undervejs. Siden samler artiklerne i den rækkefølge, en økonomifunktion vil have brug for dem, fra budgettet over regnestykket til oplægget.

Din rolle

Økonomi ser det, ingen andre ser samlet: fakturaerne over flere år, datoerne og sammenhængen med budgettet. Det gør dig til den naturlige ejer af overblikket, også når IT står for det faglige. Din opgave er at stille spørgsmålene i den rigtige rækkefølge og kræve en kilde på hvert tal. Det tekniske skøn skal komme fra dem, der kender systemerne.

Find bindingen i budgettet

• Bundne og frie IT-udgifter: hvor meget af budgettet kan I påvirke? Budgettet delt efter, hvornår posterne kan ændres.
• De aftaler, der reelt binder jer: sådan finder økonomi dem Størrelse, restløbetid og sværhed i tre kolonner.
• Koncentrationsrisiko i IT-udgiften: hvor meget hviler på én leverandør? Et nøgletal, du selv kan regne ud.

Hold styr på stigningerne

• Sådan budgetterer I prisstigninger, I endnu ikke kender Scenarier i stedet for ét tal.
• Hvorfor stiger SaaS-udgiften, selv om I ikke køber mere? Stigningen delt op, så den kan forklares.
• Forbrugsafregning: når prisen følger noget, I ikke styrer Hvem der skal bære budgettet, når forbruget skabes et andet sted.
• True-up: efterregningen, der følger forbruget Regningen, du kan se komme.

Lav regnestykket

• Blive, genforhandle eller gå: business casen med tre spor Opstillingen, de andre artikler bygger på.
• Skifteomkostninger: hvad ordet dækker i en IT-aftale Begrebet oversat til poster.
• Tre eller syv år? Tidshorisonten afgør svaret Periodens betydning for resultatet.
• Usikkerhed i business casen: pris, valuta og tid Følsomhed i et almindeligt regneark.

Forsvar beslutningen

• Beslutningsoplægget: én side om at blive eller gå Det, direktøren skal have.
• Hvad koster afhængigheden? Svaret på én side til bestyrelsen Det, bestyrelsen skal have.
• Leverandørens økonomi: tegn, I kan læse i årsrapporten Dit eget fag brugt på leverandøren.

Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være

Et første overblik kræver fakturaer, aftaler og et par dage fordelt over en måned. Regnestykket for en enkelt stor aftale kræver desuden timer fra IT. Angiv det i timer som et spænd, og sæt det op mod aftalens forpligtelse. Uden overblikket bliver IT en post, I kommenterer uden at kunne styre den, og spørgsmålet fra ledelsen bliver besvaret med en fornemmelse.

Det skal du lade være med

• At overlade datoerne til leverandøren · læg dem i jeres egen kalender.
• At sammenligne en løbende udgift med en engangsudgift · sæt dem på samme år.
• At bruge skøn uden kilde · skriv, hvem der har givet det.

Det skal regnestykket kunne vise

• ☐ Andelen af IT-udgiften, der er bundet, og til hvornår.
• ☐ Stigningens årsager over tre år.
• ☐ Tre spor på samme poster.
• ☐ Reserven og hvem der bærer den.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

Træk IT-udgiften for de seneste tre år pr. leverandør, og del den i frit og bundet. Det giver det første tal til ledelsen, og det viser, hvilken aftale der skal regnes igennem først.

• Bundne og frie IT-udgifter: hvor meget af budgettet kan I påvirke?
• IT-chefen og økonomichefen: hvem ejer fornyelsen?

Læs også: Business case · Prisen for at blive · Tjeklister og skabeloner

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT