For en privat sundhedsvirksomhed binder journalsystemet på en særlig måde, fordi reglerne følger journalen, uanset hvor den ligger. Ledelsen skal kunne overholde kravene ved skift af system, og journalerne skal opbevares i årevis, også når leverandøren ikke længere er jeres. Det gør poster af noget, andre virksomheder kan se bort fra.
Artiklen gælder klinikker og andre behandlingssteder med autoriserede sundhedspersoner og bygger på bekendtgørelse nr. 1361 af 24. november 2025 om patientjournaler, læst i november 2026. Hvordan systemerne spiller sammen med resten af sundhedsvæsenet, herunder MedCom og E-Journal, har vi ikke gennemgået. Reglerne er gengivet forenklet. Tvivl om jeres egen situation hører hjemme hos en advokat eller Styrelsen for Patientsikkerhed. Offentlig sundhed er et andet emne, som står i journalsystemer og cloud.
Det, reglerne lægger på ledelsen
Skift af system. Ledelsen på behandlingsstedet har ansvaret for journalens opbygning, struktur og adgang, og den skal sikre, at kravene også kan overholdes ved skift til nye journalsystemer (§ 30, stk. 1 til 3). Det er den bestemmelse, der gør et skifte til et ledelsesspørgsmål.
Nedbrud. Ledelsen skal have skrevet ned, hvordan der journalføres, når systemet er nede eller utilgængeligt (§ 30, stk. 2, nr. 4). Det gælder i det daglige og i dagene omkring et skifte.
Opbevaring. Journaler opbevares i mindst 10 år hos fx læger, tandlæger, kiropraktorer og jordemødre, ellers mindst 5 år, regnet fra seneste optegnelse (§ 35). Pligten ligger hos behandlingsstedet, og i en enkeltmandspraksis hos den autoriserede selv (§ 37).
Personale i gamle journaler. Inden for opbevaringsperioden skal det kunne ses, hvem der står bag en anden identifikation end navn i journalen (§ 30, stk. 2, nr. 3). En brugerkode i et gammelt system skal altså stadig kunne forklares.
Ophør. Opbevaringen fortsætter, selv om behandlingsstedet lukker, og der gælder særlige regler for overdragelse, bl.a. til Styrelsen for Patientsikkerhed (§ 35 og §§ 38 og 40). Lukker I ned, er det journalerne, der sætter tidsrammen.
Sådan bliver reglerne til penge
Sæt rækkerne fra business casen med tre spor op, og tilføj det, der er særligt for jer.
I Gå. Gamle journaler skal enten med over eller holdes læsbare resten af perioden. Begge veje koster. Overførsel skal bevare opbygning, struktur og adgang. Bliver de gamle journaler stående, skal I betale for adgang til dem i mange år, og det skal stå i aftalen, hvad den adgang koster, og hvad der sker, hvis leverandøren holder op. Hertil kommer tid til oplæring, færre behandlinger i overgangen og arbejdet med instrukser.
I Bliv. Abonnementet og prisudviklingen i scenarier, kommende tvungne tilkøb og det, I ikke kan ændre. Skriv også, hvad der sker, hvis leverandøren bliver købt eller lukker produktet, for opbevaringspligten flytter sig ikke.
I Genforhandl. Adgang til eksport, vilkår for læseadgang efter ophør og hjælp ved skift. Her kan en mindre klinik have noget at bede om, selv om prisen ligger fast.
Stop er en særskilt beregning. Hvor meget mister I pr. dag, hvis systemet ikke virker, og I kører på instruksen? Aflyste tider, flyttede behandlinger og ekstra efterregistrering skrives i jeres egne tal, og det giver grundlag for at vurdere et skifte, der tager længere end planlagt. Patientsikkerhed sættes ikke i kroner. Den står i ord i samme opstilling.
Hvor mange alternativer har I?
Jeres forhandlingskraft afhænger af, hvilke alternativer der reelt findes for jeres faggruppe og størrelse. Vi har ikke fundet en opgørelse over leverandører af journalsystemer til privat praksis, så vi kan ikke sige, hvor mange de er. Spørgsmålet må besvares hos jer selv:
- Hvilke systemer bruger andre med samme faggruppe og samme behandlinger?
- Kan de overtage jeres journaler i den form, de har?
- Hvilke integrationer er I afhængige af, og kan et andet system dem?
- Hvad siger kolleger, der har skiftet, om tid og arbejde?
Er svaret, at der kun er ét realistisk system, gælder det samme som ved andre branchesystemer uden alternativ. Bliv kan da godt være det rigtige valg, når det står som en beslutning, og kræfterne går til vilkårene ved ophør. Findes der flere, er det jeres bedste alternativ, der bestemmer, hvad en samtale kan føre til.
Det, der kan bedes om
Selv med lille forhandlingskraft kan I stille spørgsmål. Bed om svaret skriftligt, så det kan stå i arket.
- I hvilken form kan vi få journalerne ud, og hvad koster det?
- Hvordan kan vi læse gamle journaler, når aftalen er slut, og hvor længe?
- Hvad sker der med data, hvis I lukker eller bliver købt?
- Hvad er vores vilkår ved prisændringer?
Vil I have en plan for, hvad der sker med journalerne, er sundhed og exit-planen næste sted at læse. Her holder vi os til pengene.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Kravet er en gennemgang af aftalen, en optælling af journaler og opbevaringsperioder og et par timer med ledelsen og den systemansvarlige. Det kan laves ved siden af driften.
Lader I være, kan regningen komme på det dårligste tidspunkt: ved en prisændring uden alternativ, ved et skifte, hvor gamle journaler først bliver et emne bagefter, eller ved en lukning, hvor adgangen skal skaffes med kort varsel. Opbevaringspligten følger jer i alle tilfælde, så det er lettere at aftale vilkårene, mens I stadig er en kunde, leverandøren gerne vil beholde.
Det skal I lade være med
- At regne et skifte uden de gamle journaler · de skal med i posterne, også hvis de bliver stående.
- At se abonnementets ophør som enden på forpligtelsen · opbevaringen løber videre.
- At gå ud fra, hvor mange alternativer der findes · undersøg det for jeres faggruppe.
- At sætte patientsikkerhed i kroner · den står i ord.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ Hvor mange journaler der er, og hvornår de sidst blev skrevet i.
- ☐ Hvordan gamle journaler kan læses og af hvem, resten af perioden.
- ☐ Tab pr. dag ved et stop, i jeres egne tal.
- ☐ De reelle alternativer for jeres faggruppe.
- ☐ Leverandørens skriftlige svar om eksport og læseadgang.
Kilder
- Bekendtgørelse nr. 1361 af 24. november 2025 om autoriserede sundhedspersoners patientjournaler: §§ 30, 35, 37, 38 og 40. Gældende, læst november 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Tag aftalen frem, og find ud af, hvad der står om eksport og adgang efter ophør. Står der intet, er det første spørgsmål til leverandøren.
Læs også: Hvad koster det at blive? · Hvad koster det at gå?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
