En business case for en IT-aftale, der er ved at blive dyr eller bindende, skal sammenligne tre spor på samme poster: at blive, at genforhandle og at gå. Det spor, der ser bedst ud, når alle tre står på samme ark over samme år, er jeres anbefaling, og det kan sagtens være at blive.
Mange leder efter en business case skabelon i Excel eller en business case template til et IT-projekt. De fleste af dem regner på ét projekt mod ingenting. Her er spørgsmålet et andet, for I har allerede en leverandør, og alternativet til at gå er sjældent at gøre ingenting. Opstillingen nedenfor er sitets egen metode. Den bygger på den britiske statslige vejledning Green Book og på økonomisk forskning i skifteomkostninger, og ingen kilde har præcis denne form. Bogen er skrevet til offentlige projekter, så vi låner metoden og lader samfundsøkonomien ligge. Hele IT-programmer har deres egen form, som beskrevet i business case for et IT-projekt.
De tre spor
Bliv. I fortsætter på de nuværende vilkår, også de ændringer, der allerede er varslet.
Genforhandl. Samme leverandør, andre vilkår.
Gå. En anden leverandør eller egen drift, helt eller delvist.
Bliv er sammenligningsgrundlaget. Green Book kalder det basislinjen og understreger, at den beskriver den sandsynlige fremtid, hvis I fortsætter som nu. Sporet har derfor egne udgifter, gevinster og risici, og det må aldrig stå med nul i arket.
Fire regler, før I skriver et tal
Samme omfang. Alle tre spor dækker de samme funktioner, brugere og krav. Er der forskelle, står de i en særskilt række, ellers bliver sammenligningen skæv.
Samme horisont. Alle spor får samme tidshorisont og samme første år, og horisonten går til og med næste mulige udgang. Begrund valget, og vis en kortere horisont ved siden af.
Adskilte poster. Engangsposter og løbende poster holdes hver for sig og fordeles på år. Hver post får en betaler: nuværende leverandør, ny leverandør eller jer selv.
Kilde på hvert tal. Skriv, om tallet kommer fra aftalen, et tilbud, egne data eller et skøn. Et skøn står som et interval.
Opstillingen
Tegnene viser, hvor posten hører til: + hører med, ( ) hører kun med, hvis det gælder hos jer, og · er ikke relevant.
- Løbende
- Betaling til nuværende leverandør i aftaleperioden · Bliv: + · Genforhandl: + · Gå: ( ) restperiode
- Forventet prisudvikling, i scenarier · Bliv: + · Genforhandl: + · Gå: ·
- Tvungne tilkøb, pakkeskift, ændret metrik · Bliv: + · Genforhandl: ( ) · Gå: ·
- Valuta · Bliv: ( ) · Genforhandl: ( ) · Gå: ( )
- Betaling til ny leverandør · Bliv: · · Genforhandl: · · Gå: +
- Egne timer til drift og leverandørstyring · Bliv: + · Genforhandl: + · Gå: +
- Engangs
- Forarbejde: forbrug, behov, tilbud, rådgivning · Bliv: ( ) · Genforhandl: + · Gå: +
- Restløbetid og ophørsvederlag · Bliv: · · Genforhandl: ( ) · Gå: +
- Tabt rabat på det, der bliver tilbage · Bliv: · · Genforhandl: ( ) · Gå: ( ) delvis flytning
- Ophørsbistand · Bliv: · · Genforhandl: · · Gå: +
- Parallel drift, begge regninger · Bliv: · · Genforhandl: · · Gå: +
- Flytning af data og konfiguration, inkl. gebyrer · Bliv: · · Genforhandl: · · Gå: +
- Ombygning af integrationer · Bliv: · · Genforhandl: · · Gå: +
- Uddannelse og tabt produktivitet · Bliv: · · Genforhandl: ( ) · Gå: +
- Egne timer i projektet, og hvad de fortrænger · Bliv: ( ) · Genforhandl: ( ) · Gå: +
- Ny kontrakt og jura · Bliv: · · Genforhandl: ( ) · Gå: +
- Validering eller anden lovpligtig godkendelse · Bliv: · · Genforhandl: ( ) · Gå: ( )
- I ord, ikke i kroner
- Risiko: prisstigning, lukket adgang, opkøb, nedbrud · Bliv: + · Genforhandl: + · Gå: +
- Risiko ved selve skiftet · Bliv: · · Genforhandl: · · Gå: +
- Bindingen, I står med ved horisontens slutning · Bliv: + · Genforhandl: + · Gå: +
- Forhandlingskraft ved næste fornyelse · Bliv: + · Genforhandl: + · Gå: +
Sæt én kolonne pr. år i regnearket, og lad rækkerne stå. Rente er et valg. Regn med det afkast, virksomheden selv kræver, eller regn uden rente, og skriv, hvad I har valgt.
Sådan læser I arket
Forskellen mellem Bliv og Gå over samme horisont viser spændet, altså hvor meget leverandøren kan ændre, før det bedre kan betale sig at gå. Den mekanisme forklares i hvad vendor lock-in er. Genforhandl vurderes op mod jeres bedste alternativ, for det er det, der afgør, hvad en samtale med leverandøren kan føre til.
Green Book advarer om, at omkostninger og varighed har det med at blive undervurderet og gevinster overvurderet. Regn derfor Gå igennem med mere tid og flere egne timer. Vores egen vurdering er, at Bliv og Genforhandl kan fejle den anden vej, fordi fremtidige prisændringer undervurderes.
Find derefter de få antagelser, der kan vende svaret. Green Book kalder det en skifteværdi, og den kan også bruges på det, der står i ord: hvor meget skal risikoen veje, før et andet spor er det rigtige? Test de antagelser først, og lad resten ligge.
Står I på standardvilkår, kan Genforhandl være et tyndt spor. Lad det stå alligevel, og skriv, hvad der reelt kan flyttes, fx løbetid, omfang eller indkøbskanal. Et ærligt tyndt spor er mere værd end en udeladt række.
Arket slutter med en anbefaling og en dato for næste kontrol. Et skifte kan ende med at være det forkerte, og at blive kan være det rigtige, når det er besluttet med åbne øjne.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Opstillingen kræver, at økonomi og IT sidder sammen om aftalen, og at nogen samler tilbud og forbrugstal. Omfanget afhænger af, hvor mange aftaler der er i spil, og hvor let tallene findes. Skriv tiden ind som en post, for forarbejdet hører selv med i regnestykket.
Lader I være, træffes beslutningen alligevel, når opsigelsesfristen går. I fortsætter da på leverandørens vilkår uden at have regnet på dem, eller I går uden at kende prisen for det. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Det skal I lade være med
- At sætte Bliv til nul · fortsættelse har også en pris.
- At lade det ønskede spor få den længste horisont · alle tre skal regnes over samme år.
- At bruge ét tal for et skøn · intervallet viser usikkerheden, og ét tal skjuler den.
- At lade det, der ikke kan sættes i kroner, forsvinde · det står i ord i samme opstilling.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ Alle tre spor på samme poster, samme omfang og samme horisont.
- ☐ Engangsposter og løbende poster fordelt på år, med betaler.
- ☐ Kilde og sikkerhed for hvert tal.
- ☐ De antagelser, der kan vende svaret.
- ☐ Risiko og binding beskrevet i ord.
- ☐ En anbefaling og en dato for næste kontrol.
Kilder
- HM Treasury, The Green Book 2026: basislinje, tidshorisont, restværdi, optimisme og skifteværdi. Britisk vejledning til offentlige projekter, brugt som metode.
- Farrell og Klemperer, Coordination and Lock-In, arbejdspapir 2004: skifteomkostninger og tabt rabat.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Vælg den aftale, der først kommer til fornyelse, og læg de tre spor ind i et ark med de rækker, der gælder hos jer. Bliver Genforhandl til en forhandling, kan Nielco IT deltage på jeres side, uvildigt og uafhængigt og uden forhandleraftaler. Jura er stadig en opgave for virksomhedens egen jurist.
Læs også: Hvad koster det at blive? · Hvad koster det at gå?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
