Business case

En business case for en IT-aftale sætter tre muligheder op på samme ark: at blive, at genforhandle og at gå. Beslutningen er, hvilket spor der er bedst for jer over en periode, I kan begrunde. Det kan sagtens være at blive. Siden er sitets tyngdepunkt, fordi alle andre artikler leverer poster hertil. Her står metoden. Beløbene står i jeres eget ark, for vi regner aldrig på andres vegne, og opstillingen er sitets egen, bygget til formålet.

Tre spor og fire regler

Bliv er sammenligningsgrundlaget, altså det, der sker, hvis I fortsætter som nu. Genforhandl er samme leverandør på andre vilkår. Gå betyder, at I flytter hele aftalen eller en del af den til en anden leverandør eller til egen drift. Bliv må aldrig stå med nul, for sporet har sine egne udgifter og risici.

Fire regler holder sammenligningen ærlig. Alle spor dækker det samme omfang. Alle spor har samme tidshorisont og samme første år. Engangsposter og løbende poster står hver for sig, med en betaler. Hvert tal har en kilde, og et skøn står som et interval.

Opstillingen

• Blive, genforhandle eller gå: business casen med tre spor Sitets vigtigste artikel, med rækkerne samlet ét sted.

Tallene og usikkerheden

• Regnestykket, når leverandøren ikke oplyser noget Intervaller, egne data og en ærlig markering af, hvad der er viden.
• Tre eller syv år? Tidshorisonten afgør svaret Hvorfor horisonten skal gå til og med næste mulige udgang.
• Usikkerhed i business casen: pris, valuta og tid Ét tal ad gangen, indtil I ser, hvad der vælter anbefalingen.
• Risiko som post i regnestykket: lukket adgang, opkøb og nedbrud Skrevet i ord, så to gæt ganget sammen ikke ligner viden.
• Hvorfor TCO alene ikke afgør et leverandørskifte Det, en totalomkostning lader ude.

Fra regneark til beslutning

• Beslutningsoplægget: én side om at blive eller gå Anbefaling øverst og arket som bilag, skrevet til direktøren.
• Det gode argument for at blive: sådan skriver I det ned Forskellen på et valg og en vane står på papiret.
• Gevinsten uden at skifte: når alternativet alene er pengene værd Hvor meget forarbejde der betaler sig, også hvis I bliver.

Bagefter

• Holdt regnestykket? Efterkalkulation af et skifte eller en genforhandling Antagelser holdt op mod det, der skete, til brug ved næste fornyelse.

Sådan læser I resultatet

Ledelsen skal kunne se tre ting: hvilket spor der anbefales, hvilke få antagelser der bærer anbefalingen, og hvornår tallene skal ses igen. En forskel, der forsvinder, når én antagelse flyttes, er et usikkert resultat og skal præsenteres sådan. Det kan føre til et fjerde svar, nemlig at I bruger forarbejdet i en genforhandling og tager spørgsmålet op igen ved næste dato.

Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være

En business case kræver aftaler, forbrugstal, mindst ét realistisk alternativ og timer fra økonomi og IT. Afpas arbejdet efter aftalens vægt, og hold op, når mere analyse ikke kan ændre svaret. Uden regnestykket vælger I alligevel, for opsigelsesfristen træffer beslutningen for jer, og det sker på leverandørens vilkår. Arket kan bruges igen ved næste fornyelse, så en del af arbejdet er gjort én gang for alle. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.

Det skal I lade være med

• At lade Bliv stå med nul · så vinder sporet uden at have bevist noget.
• At regne hvert spor over sin egen periode · sammenligningen falder fra hinanden.
• At skjule usikkerheden i ét tal · ledelsen skal kunne se spændet.
• At bestille et regnestykke med svaret givet · ét spor skal have lov at vinde på tallene.

Det skal regnestykket kunne vise

• ☐ De tre spor med samme omfang og samme år.
• ☐ Engangsposter og løbende poster hver for sig, med betaler.
• ☐ Kilden til hvert tal, og skøn som intervaller.
• ☐ De få antagelser, der kan vende svaret.
• ☐ Anbefaling og dato for næste kontrol.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

Sæt de tre spor op for én aftale, og udfyld først de rækker, I kender. De tomme felter viser, hvad der skal skaffes, og hvem der skal spørges.

• Blive, genforhandle eller gå: business casen med tre spor
• Beslutningsoplægget: én side om at blive eller gå

Læs også: Prisen for at blive · Prisen for at gå · Fornyelsen og forhandlingen

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT