Mangler I tal fra leverandøren, kan regnestykket stadig laves. I bygger det på det, I selv har, skriver skøn som intervaller med en kilde, og markerer tydeligt, hvor sikkert hvert tal er, så ledelsen kan se, hvad der er viden, og hvad der er vurdering.
Tavshed er almindelig nok til at tage alvorligt. En leverandør kan afvise at svare, før I har meldt jer ud, en partner kan henvise til producenten, og et tilbud fra en anden leverandør kræver ofte, at I først beskriver jeres behov. Vi har ingen kilde til, hvor udbredt det er. Sæt derfor regnestykket i gang uden at vente, og udfyld det, efterhånden som svarene kommer.
Fire slags tal
Opstillingen i blive, genforhandle eller gå kræver, at hvert tal viser, hvor det stammer fra, og hvor sikkert det er. Reglen er særligt nyttig, når tallene er tynde. Brug fire mærker:
Fra aftalen. Står i kontrakten, prisbilaget eller et tillæg. Det er det stærkeste, I har. Det kan også være, at aftalen indeholder regler for regulering eller opsigelse, der alene kan afgøre posten.
Fra et tilbud. Skriftligt fra en leverandør, med dato og omfang. Mundtlige tilkendegivelser skrives ned med navn og dato og tæller som skøn.
Fra egne data. Fakturaer, forbrugsrapporter, antal brugere og den tid, I sidst brugte på et lignende projekt.
Skønnet. Det, nogen vurderer, med navnet på den, der har gjort det.
Mærket står i en kolonne ved siden af tallet. Så kan en bestyrelse se, om regnestykket hviler på aftaler eller på fornemmelser, uden at nogen skal forklare det.
Hvor tallene kan findes uden leverandøren
Der er mere at hente, end det umiddelbart ser ud.
- Jeres egne fakturaer over flere år. De viser, hvordan prisen faktisk har bevæget sig, uden at nogen skal indrømme noget. Del udviklingen op på mængde og enhedspris.
- Offentlige prislister. Mange leverandører oplyser listepriser på deres websted. De er et loft eller et pejlemærke, som I selv slår op og daterer. Et offentligt prisark viser sjældent, hvad en konkret kunde betaler.
- Forbrugsrapporter i administrationen. Antal aktive brugere og faktisk brug af funktioner kan ofte trækkes uden leverandørens hjælp.
- Leverandørens egne oplysninger. For cloudtjenester skal udbydere efter art. 29, stk. 4 til 6, i Data Act (dataforordningen) oplyse om gebyrer og sanktioner, og det skal kunne findes offentligt.
- Indikative tilbud. En anden leverandør kan give et prisspænd ud fra få oplysninger. Spørg, hvilke antagelser det hviler på, og noter dem. Hvad der påvirker tilbuddet, hører med.
- Tidligere projekter. Hvor lang tid tog det seneste systemskifte? En kort gennemgang af gamle tidsregistreringer er bedre end et frit gæt.
Skriv datoen ved alt, der er slået op. Priser og vilkår ændrer sig, og en prisliste uden dato er en svag kilde.
Sådan skriver I usikkerheden ned
Et skøn skrives som et interval, med en lav og en høj værdi. Et enkelt tal lover mere, end I ved. Antag ikke, at midten er den mest sandsynlige værdi. Skriv blot, hvad enderne dækker: hvad skal være sandt, for at den lave værdi holder, og hvad gør den høje nødvendig?
The Green Book, en britisk vejledning skrevet til det offentlige, advarer om, at præcision kan være falsk. Tanken kan bruges, og bogens satser lader I ligge. Den giver to redskaber, der virker, selv når data er tynde.
Skifteværdi. Hvor højt skal et tal være, før svaret vender? Vender svaret først ved en værdi langt over det høje skøn, kan I lade tvivlen ligge. Vender det inden for intervallet, er det netop dette tal, I skal bruge kræfter på. Metoden står i usikkerhed i business casen.
Ord frem for tal. Det, der ikke kan værdisættes, beskrives i ord i samme opstilling. En post, der ikke har et tal, må ikke forsvinde af den grund.
Alle tre spor skal behandles ens. Bliver sporet Gå holdt op mod sikre tal for Bliv, ser Gå usikkert ud, selv om det kun skyldes, at I har gravet mere i det ene. Spørg derfor også, hvor sikkert tallet er for at blive: hvad ved I om prisen om to år? Ofte er det lige så uvist.
Spørg alligevel, og på skrift
Selv et afslag er nyttigt. Stil spørgsmålene skriftligt, kort og med en svarfrist, fx:
- Hvad koster ophørsbistand, og hvor står det?
- Hvordan beregnes prisen efter næste fornyelse?
- Hvilke data kan vi få ud, og hvad koster det?
Et svar er en kilde. Et afslag er også et faktum, som kan stå i forhold til, hvordan I ser på risikoen. Har I ikke fået svar, så skriv “spurgt den [dato], intet svar” i kolonnen for kilder. Den linje fortæller mere end et gæt, og den kan bruges ved næste fornyelse.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Metoden kræver, at nogen samler fakturaer og forbrug, slår offentlige oplysninger op og spørger leverandørerne. For en enkelt aftale kan et første udkast laves på få dage, og det bliver bedre for hver runde. Der er ingen grund til at vente på det komplette grundlag, for det kommer måske aldrig.
Venter I på tallene, er det leverandøren, der styrer jeres tidsplan, og fornyelsen kommer, før regnestykket er klart. Skjuler I usikkerheden, kommer den frem senere, ofte når det passer dårligt. Et regnestykke med åbne huller er et stærkere dokument end et pænt ark, ingen kan forklare, og det kan stå for en kritisk gennemlæsning.
Det skal I lade være med
- At vente på leverandørens tal, før I begynder · så sætter de andre jeres tempo.
- At skrive et skøn som et præcist tal · det ligner viden og er det ikke.
- At blande listepriser med det, I reelt betaler · de to tal fortæller noget forskelligt.
- At give sporene forskellig grundighed · så vinder det, I ved mest om.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ En kilde og en dato ud for hvert tal.
- ☐ Mærkerne aftale, tilbud, egne data og skøn.
- ☐ Intervaller med de antagelser, der ligger bag enderne.
- ☐ De spørgsmål, der er stillet, og svarene.
- ☐ Hvilke tal der kan vende resultatet.
Kilder
- HM Treasury: The Green Book 2026: pkt. 2.27, 4.14, 6.75 og 6.101 til 6.104. Britisk vejledning til offentlige projekter, brugt som metode.
- Forordning (EU) 2023/2854 (Data Act): art. 29, stk. 4 til 6.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Sæt de fire mærker på det ark, I har i dag. Tæl, hvor mange tal der er skøn, og begynd med at få et svar på det skøn, der kan vende resultatet.
Læs også: Blive, genforhandle eller gå · Beslutningsoplægget
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
