Regn baglæns fra den dato, hvor I senest kan opsige aftalen, og læg forberedelsestiden efter, hvor svær aftalen er at flytte. Udløbsdatoen er for sen som pejlemærke, for forhandlingskraften forsvinder, når varslet er passeret.
Kalenderen er den enkleste form for kontraktstyring, der findes. Den kræver ingen systemer. Den kræver en person, der ejer datoerne, og en aftale om, at datoerne styrer, hvornår arbejdet begynder. Mange aftaler har automatisk fornyelse, og en aftale, der fornyer sig selv, spørger ikke økonomichefen først.
Varselsdatoen er den vigtige dato
Tre datoer afgør en fornyelse: hvornår perioden udløber, hvornår I senest kan opsige, og hvornår leverandøren skal varsle en ændring. Den midterste styrer jeres handlefrihed. Før den dato kan I vælge at gå. Efter den er næste periode i praksis købt.
En generel dansk regel om automatisk fornyelse eller varsel om prisstigning mellem virksomheder har vi ikke kunnet finde. Vi har søgt uden resultat, og det beviser ikke, at reglen mangler. Kontrakten er derfor første sted at se, og kalenderen skal bygge på kontraktens ordlyd. Finder I intet i aftalen, er det et spørgsmål til leverandøren, som I får svar på skriftligt.
Selve oversigten over aftaler hører til et andet arbejde. Har I den ikke, kan I starte med en kontraktoversigt med fornyelse og varsel. Læs også om automatisk fornyelse af abonnementer, hvis I vil se den driftsmæssige side. Her handler det om, hvad datoerne betyder for pengene.
Tre klasser af aftaler
Forberedelsestiden nedenfor er sitets egen vurdering. Ingen uafhængig kilde har målt, hvor lang tid der skal bruges, så ret tiderne til efter jeres egen erfaring.
Let at flytte. Abonnementer med få brugere, få integrationer og en reel konkurrent. Her rækker to til tre måneder før varselsdatoen. Arbejdet er at tjekke forbruget, indhente et par priser og beslutte, om aftalen skal fortsætte.
Middel. Systemer, flere afdelinger bruger, med nogle integrationer eller et bundt af licenser. Her er seks måneder rimeligt. I skal nå at opgøre forbrug, tale med brugerne og få mindst ét reelt alternativ på bordet.
Svær. Forretningskritiske systemer, store rammeaftaler og alt det, der er vævet ind i jeres processer. Her regner vi med tolv måneder. Det er sitets valg, og begrundelsen står i arbejdsplanen for de sidste tolv måneder.
Hvilken klasse en aftale hører til, afgøres af, hvor svært det er at gå. Fakturaens størrelse spiller med, men en lille aftale om et system, I ikke kan undvære, kan være sværere end en stor aftale om standardlicenser. Brug jeres rangordning af de aftaler, der reelt binder jer, som udgangspunkt.
Sådan ser kalenderen ud
Hver aftale får én linje med seks felter:
- Aftalen og leverandøren.
- Udløbsdato og fornyelsens længde.
- Sidste dato for opsigelse, med den form opsigelsen skal have.
- Klasse: let, middel eller svær.
- Startdato for arbejdet, regnet baglæns fra sidste opsigelsesdato.
- Ejer: den person, der skal starte arbejdet.
Læg to påmindelser ind for hver aftale, én på startdatoen og én fire uger før sidste opsigelsesdato. Den sidste er nødbremsen. Når den ringer, skal der foreligge en beslutning om at blive, genforhandle eller gå. Mangler beslutningen, tager ejeren sagen op samme dag.
Opstår der flere fornyelser i samme kvartal, tæller de som ét samlet arbejde. Spred dem næste gang, hvis det kan aftales, for økonomi og IT har kun plads til et vist antal forhandlinger ad gangen.
Når datoerne ligger skævt
Mange virksomheder opdager, at aftalerne er købt, efterhånden som behovet opstod, og at de derfor fornyes spredt over året. En fælles fornyelsesdato kan forhandles ind, når aftalen alligevel er åben, og den kan give bedre overblik. Den kan også samle mere magt hos én leverandør, så vurder det aftale for aftale.
Omvendt kan flere aftaler hos samme leverandør med hver sin dato gøre det svært at gå på én gang. Kalenderen viser det hul, og hullet skal med i næste forhandling.
Er datoen allerede tæt på, skifter opgaven karakter. Så gælder nødudgaven, når fornyelsen er om 30 dage, og kalenderen kommer på plads bagefter.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Første udgave af kalenderen kræver en gennemlæsning af de vigtige aftaler. Regn med timer pr. aftale, når kontrakten er let at finde, og mere, når den ligger i en mail hos en tidligere medarbejder. Derefter er det få timer om året at holde kalenderen ved lige. Skriv tiden i jeres eget ark som et spænd fra lavt til højt.
At lade være koster den fornyelse, der skete af sig selv. Regn det ud som en post: hvad kostede den ekstra periode, som ingen besluttede at købe, og hvad kunne I have gjort med friheden? Svaret står i jeres egne tal. Der hører også en mindre synlig post med, nemlig de forhandlinger, I gik ind i uden forberedelse, fordi datoen kom bag på jer.
Det skal I lade være med
- At sætte udløbsdatoen i kalenderen alene · varslet kommer først, og det er varslet, der tæller.
- At lade én person eje alle datoer uden stedfortræder · ferie og jobskifte får datoer til at glippe.
- At bruge samme forberedelsestid til alle aftaler · de lette får for meget, og de svære får for lidt.
- At stole på leverandørens påmindelse · den er en service, I ikke kan regne med.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ Sidste opsigelsesdato for hver aftale, læst i kontrakten.
- ☐ Klasse og startdato for hver aftale.
- ☐ Hvad næste automatiske periode binder i egne tal.
- ☐ Hvilken del af budgettet der fornyes hvert kvartal.
- ☐ Hvem der ejer hver dato, og hvem der er stedfortræder.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Tag de fem største aftaler i dag, og find sidste opsigelsesdato i selve kontrakten. Det er en time, der viser, om kalenderen haster.
Læs også: Bundne og frie IT-udgifter · Hvem fører ordet?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
