Svaret får I ved at dele hver post i IT-budgettet i tre: det, der kan ændres i år, det, der kan ændres ved næste fornyelse, og det, der først kan ændres efter et skifte. Et almindeligt IT-budget viser, hvad pengene bruges til. Opdelingen viser, hvor meget af dem ledelsen rent faktisk har indflydelse på.
Lærebøger i økonomistyring skelner mellem bundne faste omkostninger, der er dyre at ændre på kort sigt, og styrbare faste omkostninger, som ledelsen fastsætter fra år til år. Tredelingen her er bygget til IT og er sitets egen. Den er ikke en fast regnskabsterm, og den ændrer intet ved jeres kontoplan. Selve opstillingen af et IT-budget i en mindre virksomhed eller et budget med flere selskaber har sine egne artikler. Denne handler om et ekstra blik på samme tal, som kan bruges i arbejdet med IT-budgettet for 2026 eller næste år.
De tre grupper
Frit i år. Det, I kan ændre inden for budgetåret uden at spørge nogen. Antal brugere på månedsaftaler, konsulenttimer, projekter, der ikke er sat i gang, og licenser, der kan opsiges med kort varsel.
Bundet til næste fornyelse. Det, der ligger fast, indtil en aftale kan ændres. Års- og flerårsaftaler, minimumskøb og driftsaftaler med faste perioder. Pengene kan flyttes, men først på en bestemt dato.
Bundet til et skifte. Det, der kun ændrer sig, hvis I forlader systemet. En fornyelse kan måske give bedre vilkår, men selve udgiften består, fordi forretningen hviler på systemet. Egne folk, der holder det kørende, hører også til her.
Den samme aftale kan ligge i to grupper. Prisen på en ERP-licens kan være bundet til fornyelsen, mens selve behovet for systemet er bundet til et skifte.
Sådan opdeler I budgettet
Tag IT-budgettet, som det ser ud. Tilføj tre kolonner, og fordel hver linje. Brug tal fra aftalen, hvor de findes, og marker skøn som skøn. Spørg ved hver linje:
- Kan vi ændre dette uden leverandørens samtykke inden årets udgang?
- Hvis ikke, hvornår er den næste dato, hvor det kan ske?
- Kan beløbet på den dato reelt blive mindre, eller kræver det et skifte?
Læg kolonnerne sammen. Fordelingen fortæller noget, totalen ikke gør. Vi har ingen kilde til, hvordan fordelingen plejer at se ud, så sammenlign med jer selv fra år til år. Det er den sammenligning, der er værdifuld.
Hvad fordelingen bruges til
Besparelsesønsker. Beder ledelsen om lavere IT-udgifter, viser fordelingen, hvor meget der overhovedet kan flyttes i år. Ligger næsten alt i de to bundne grupper, er svaret en plan over flere år.
Datoer. Gruppen bundet til fornyelse kan læses som en kalender. Hvilket beløb kan påvirkes hvornår? Det peger direkte på, hvilke fornyelser der skal forberedes.
Vækst i bindingen. Vokser den tredje gruppe fra år til år, binder I jer tættere, uanset hvad den enkelte aftale siger. Det kan være en bevidst retning. Det skal bare være en beslutning.
Sammenhæng med forhandlingen. En post i gruppen bundet til et skifte kan flyttes til gruppen bundet til fornyelse, hvis I gør et alternativ virkeligt. Det er forarbejde, der kan regnes på, som beskrevet i gevinsten uden at skifte.
Ved den mindre virksomhed
Uden IT-afdeling er IT-budgettet ofte få linjer: en driftsaftale, en kontorpakke, et økonomisystem og et branchesystem. Så kan opdelingen laves på et kvarter pr. aftale. Pointen er den samme. I ser, om noget kan ændres, og hvornår. Køber I gennem en forhandler, er datoen hos forhandleren ikke altid den samme som hos producenten, så slå den op.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Opdelingen kræver budgettet, de vigtigste aftaler og en time eller to med IT. Den kan lægges ind i det årlige budgetarbejde og koster derefter meget lidt at holde ved lige. Tag aftalerne, der reelt binder jer med som grundlag, så I ikke laver arbejdet to gange.
Lader I være, ser budgettet mere fleksibelt ud, end det er. Ledelsen beder om ændringer, der ikke kan gennemføres, og IT må forklare hvert år. De mulige ændringer glider samtidig forbi, fordi ingen har sat dem på en dato.
Det skal I lade være med
- At kalde alt fast for bundet · nogle faste udgifter kan ændres med kort varsel.
- At regne en fornyelse som en besparelse · datoen giver en mulighed og intet løfte.
- At bruge tredelingen i regnskabet · den er et styringsværktøj til intern brug.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ Hver budgetlinje fordelt på de tre grupper.
- ☐ Datoen for næste mulighed på bundne poster.
- ☐ Hvor meget der reelt kan ændres i år.
- ☐ Udviklingen fra år til år i gruppen bundet til et skifte.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Tag næste års IT-budget, og lav opdelingen for de ti største linjer. Vis fordelingen til den, der skal godkende budgettet.
Læs også: De aftaler, der reelt binder jer · Hvad koster det at blive?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
