Økonomi finder de bindende aftaler ved at rangordne alle IT-aftaler efter tre ting: størrelse, restløbetid og hvor svært det er at komme væk. Tre kolonner i et regneark er nok til at se, hvilke aftaler der fortjener arbejdet.
Vores vurdering er, at få aftaler ofte afgør det meste. Det er ikke dokumenteret som en regel, så tjek det hos jer selv. Det er netop formålet med øvelsen. En virksomhed har sjældent tid til at forhandle alt, og den bør vide, hvor tiden gør størst forskel.
Start i bogholderiet
Mange begynder hos IT, og det er en god kilde. Økonomi har dog noget, IT ikke har: en komplet liste over, hvem der får penge. Træk kreditorer og faste betalinger for de seneste tolv måneder, og sortér efter beløb. Så får I også med, hvad afdelinger har købt uden om IT, abonnementer på kreditkort og aftaler, som ingen har skrevet ind i en oversigt.
Har I allerede en kontraktoversigt, er det rette sted at begynde. Sammenhold den med kreditorlisten. Forskellen mellem de to er ofte oplysende.
Tre kolonner
Størrelse. Årlig betaling i jeres egne tal, og hvor stor en andel det er af den samlede IT-udgift. Regn aftaler med samme leverandør sammen, også hvis de går gennem forskellige selskaber eller forhandlere.
Restløbetid. Tid til næste mulige udgang. Det er datoen for det sidste varsel, der tæller, snarere end udløbsdatoen. Automatisk fornyelse skal fremgå.
Sværhed. En vurdering i ord: let, middel eller svær. Spørg dem, der kender systemet: Hvor mange integrationer er der? Hvem kan det? Findes der et reelt alternativ? Er der rabatter, der hænger sammen med andre aftaler?
Størrelse fortæller, hvad der er på spil. Restløbetid fortæller, hvornår I kan gøre noget. Sværhed fortæller, hvor længe det tager. Først sammen giver de en rangordning.
Fra oversigt til rangordning
Sæt aftalerne i tre grupper. Det er vores opdeling, og den kan justeres efter jeres forhold.
Bindende. Stor aftale og svær at komme væk fra. Det er her, regnestykket om at blive, genforhandle eller gå skal laves.
Forhandlingsbare. Stor aftale og relativt let at skifte, eller en mindre aftale med en nær fornyelse. Her er der ofte noget at hente med almindeligt forarbejde, uden at vi kan love hvad.
Lad ligge. Små og lette aftaler. Hold øje med automatisk fornyelse, og brug ikke mere tid.
En lille aftale kan høre til i den første gruppe, hvis meget hviler på den. Et branchesystem, hvor hele driften står stille uden det, kan være billigt og alligevel binde virksomheden mere end en dyr kontorpakke. Sæt det øverst, og skriv hvorfor.
Det, tallene ikke viser
Rangordningen har to blinde pletter. Den ene er aftaler, der trækker andre med sig. Hvis en stor pakke rummer både mail, login, lagring og sikkerhed, er bindingen større end det, licensen viser. Skriv afhængighederne ved aftalen.
Den anden er det, der ikke koster noget i dag. En tjeneste, der er med i pakken, eller et system uden årlig betaling, kan være svært at komme væk fra og fylder alligevel intet i bogholderiet. Spørg derfor også IT: hvad ville gøre mest ondt at miste?
Når listen er lavet
Brug listen til tre ting. For det første til at beslutte, hvilke aftaler der skal regnes igennem i år. Den næste fornyelse i gruppen Bindende vinder som regel. For det andet til at lægge datoer ind i fornyelseskalenderen. For det tredje til ledelsen, som kan se de få aftaler, der betyder noget, uden at skulle læse dem alle.
Opdatér listen én gang om året, gerne sammen med budgettet. Den tager meget kortere tid at holde ved lige end at lave første gang.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Første version kræver et udtræk fra bogholderiet, kontrakterne og en samtale med IT. Findes kontrakterne ikke samlet, er det den egentlige opgave, og den vil tage tid. Det er værd at skrive ned, hvilke aftaler I ikke kan finde.
Uden en rangordning bruges tiden på den aftale, der tilfældigvis kommer først. Den store og svære aftale fornyer sig i mellemtiden, og den næste chance kommer måske først om flere år. For en mindre virksomhed uden IT-afdeling kan listen være kort og lavet på en eftermiddag, og gevinsten er den samme.
Det skal I lade være med
- At rangordne efter beløb alene · små aftaler kan binde mest.
- At stole på én kilde · kreditorlisten og IT’s oversigt ser forskellige ting.
- At forveksle udløbsdato med sidste varsel · varslet kommer først.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ Alle IT-aftaler med størrelse, restløbetid og sværhed.
- ☐ Aftaler med samme leverandør lagt sammen.
- ☐ Dato for sidste varsel på hver aftale.
- ☐ Hvilke aftaler der skal regnes igennem i år.
- ☐ Aftaler, I ikke kan finde.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Bed bogholderiet om kreditorlisten for de seneste tolv måneder, og sæt de tre kolonner på. Sæt derefter en dato for mødet med IT.
Læs også: Hvilken binding koster jer mest? · Hvad koster det at blive?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
