Begynd tolv måneder før sidste opsigelsesdato, når aftalen er svær at flytte, og lav arbejdet i rækkefølgen forbrug, behov, alternativ, mandat og forhandling. Tolv måneder er sitets eget valg og ingen kendt regel. Vi har valgt tallet, fordi de fire første trin skal nå at blive færdige, før nogen sætter sig til bordet.
Forhandling med en leverandør afgøres i høj grad af det, der er lavet, før mødet begynder. Rådgivere, der lever af området, angiver forskellige tidsplaner, og vi har ingen uafhængig kilde, der viser, hvad der virker. Planen er derfor en metode, som I tilpasser. Mindre aftaler kan klares på kortere tid, og fornyelseskalenderen viser hvilke.
Måned 12 til 10: forbruget
Find ud af, hvad I faktisk bruger, før I taler om, hvad I vil betale. Licenser pr. person, moduler, forbrug pr. måned og det, der er købt og står ubrugt. Ansvaret ligger hos IT, og økonomi kontrollerer tallene mod fakturaerne.
Denne tekniske analyse kommer før den kommercielle samtale. Rækkefølgen er vores egen metode. Uden forbrugstal forhandler I om en pris på noget, I ikke kender omfanget af, og leverandøren kender det bedre end jer.
Måned 10 til 8: behovet
Sæt brugerne, afdelingerne og ledelsen til at svare på, hvad I skal bruge i næste periode. Vokser I, skrumper I, sælger I et selskab, eller lukker I et system? Her bliver det klart, om den rigtige løbetid er et år eller flere, og hvor stor en ret til nedjustering I har brug for.
Skriv også ned, hvilke krav der er reelle, og hvilke der er vaner. Et krav, kun én afdeling har, må først afgøre hele aftalen, når nogen har set på det.
Måned 8 til 5: alternativet
Find ud af, hvad der sker, hvis I ikke får en aftale. Jeres bedste alternativ kan være en anden leverandør, en anden partner, mindre forbrug eller en kortere periode. Det kræver tid, for et alternativ, leverandøren skal tro på, består af tilbud, afprøvning og tal.
Her fylder regnestykket mest. Brug opstillingen med de tre spor, og sæt tal på at blive, at genforhandle og at gå over samme tidshorisont.
Måned 5 til 4: mandatet
Ledelsen beslutter, hvad der er målet, hvad der er grænsen, og hvem der fører ordet. Mandatet er kort og skriftligt. Det rummer det, I vil opnå, det, I kan give, og det, der får jer til at vælge alternativet. Fordelingen af roller står i Hvem fører ordet?.
Trinnet bliver let sprunget over, fordi det ligner en formalitet. Uden mandat kan leverandøren gå til den person i huset, der er mest villig, og forhandleren ved ikke, hvornår der skal siges nej.
Måned 4 til varselsdatoen: forhandlingen
Nu begynder samtalen. Giv den plads til flere runder, og læg sidste møde med god afstand til varselsdatoen. I skal have tid til at reagere, hvis svaret bliver nej, og I skal kunne opsige inden fristen, hvis det er det, mandatet siger.
Lad det, I har aftalt, blive skrevet ind i aftalen, før I fejrer noget. Hvilke dokumenter der gælder, står i Hvad gælder: tilbuddet, vilkårene eller mailen?.
Nogle læsere kommer hertil, fordi en producent har varslet ændringer, og søger fx efter “microsoft nce price increase 2026”. Tidsplanen er den samme. Tallene for det enkelte produkt finder I hos jeres partner og i producentens egne meddelelser, og de gengives ikke her.
Læs også genforhandling af IT-aftalen før fornyelsen, hvis det er aftalens indhold og drift, der skal ændres. Denne artikel handler om pengene og om jeres stilling ved bordet.
Sådan bruger I planen, når I har kortere tid
Trinene står fast, og længden tilpasses. Har I seks måneder, så halver hvert trin. Har I tre, så gør forbruget og mandatet færdige, og nøjes med et enkelt prissat alternativ. Under fire uger gælder nødudgaven.
Bredden i alternativet kan skæres ned. Forbrugsopgørelsen kan I ikke undvære, for uden den kan I hverken vurdere et tilbud eller et prisvarsel.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Planen kræver timer fra IT til opgørelsen, fra økonomi til regnestykket, fra afdelingerne til behovet og fra direktionen til mandatet. Giv hvert trin et spænd i timer. Tilføj det, I bruger på tilbud og afprøvning, som en engangspost under Genforhandl og Gå. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Prisen for at lade være er sværere at se. Den viser sig som en forhandling uden alternativ, en periode til, som ingen valgte, og tal, der først kommer frem, efter at varslet er passeret. Sammenhold forberedelsens timer med størrelsen af det, aftalen binder i næste periode. Ender I med at blive, er beslutningen stadig truffet på et grundlag, og det har I brug for over for ledelsen.
Planen lover intet om resultatet. Den giver jer mulighed for at vælge.
Det skal I lade være med
- At starte med et prismøde · leverandøren får jeres spørgsmål, før I har jeres egne tal.
- At forkorte mandatet til en mundtlig aftale · det holder kun, indtil presset kommer.
- At lægge sidste møde lige før varslet · så er nej ikke længere en mulighed.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ Forbrug og ubrugte licenser pr. dato.
- ☐ Behov i næste periode, med lavt og højt skøn.
- ☐ Mindst ét prissat alternativ.
- ☐ Tre spor over samme tidshorisont.
- ☐ Mandatets mål, grænse og forhandler.
- ☐ Dato for sidste møde og sidste opsigelsesdato.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Find den aftale, hvor forberedelsen skulle være begyndt nu, og sæt en ejer på forbrugsopgørelsen i denne uge.
Vil I have en uvildig part med ved bordet, kan Nielco IT sidde med i forhandlingen uden forhandleraftaler i ryggen. Kontrakten og det juridiske ligger hos jeres egen jurist.
Læs også: Det kan forhandles, når prisen ikke kan · Forhandlingsfejl
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
