Svaret til bestyrelsen er én side med fire ting: de få aftaler, der binder jer mest, hvad de samlet forpligter jer til, hvornår I næste gang kan gøre noget, og hvad I anbefaler. Bestyrelsen skal kunne tage stilling til pengene og risikoen, uden at nogen forklarer teknikken.
Siden handler om pengene og ikke om planen. Spørger bestyrelsen, hvad I gør, hvis I mister systemet, er det et andet spørgsmål, som er besvaret i bestyrelsens spørgsmål om plan B. Den fulde beslutning om en enkelt aftale hører til beslutningsoplægget. Her er sammenfatningen over alle.
Hvorfor bestyrelsen spørger
Selskabsloven § 115 pålægger bestyrelsen i et kapitalselskab at varetage den overordnede og strategiske ledelse og sikre en forsvarlig organisation. Bestyrelsen skal også påse, at der er styr på risici og interne kontroller, at den løbende får besked om økonomien, og at kapitalberedskabet er forsvarligt. Bestemmelsen er læst 7. november 2026, hvor retsinformation.dk havde denne bekendtgørelse som gældende.
Paragraffen nævner ikke IT-afhængighed. Det er vores læsning, at store flerårige forpligtelser og risikoen ved få leverandører hører ind under det, bestyrelsen skal have rapportering om. NIS2-loven § 7 kræver desuden, at ledelsesorganet godkender sikkerhedsforanstaltningerne, når virksomheden er omfattet af loven.
Siden i fire felter
1. De få aftaler. Vælg dem, der ville gøre mest ondt, ofte tre til fem. Hvordan I finder dem, står i de aftaler, der reelt binder jer. Skriv for hver: leverandør, hvad den leverer, og hvad der sker, hvis den stopper.
2. Summen af binding. Hvad har I forpligtet jer til at betale, uanset hvad der sker? Læg restløbetid, minimumskøb og andre faste forpligtelser sammen med jeres egne tal, og skriv datoen. Det er det tal, bestyrelsen sjældent har set.
3. Næste dato. Hvornår kan I næste gang gøre noget ved hver aftale, og hvornår skal beslutningen senest træffes? Se fornyelseskalenderen.
4. Anbefalingen. Hvad vil I gøre? Bliv, genforhandl eller gå, for hver aftale, med én linjes begrundelse. Skriv også, hvad I ikke ved endnu.
En skabelon
Sådan kan siden se ud. Tallene er jeres egne.
- Aftale A · Bundet indtil: dato · Forpligtet beløb: fra arket · Spænd mellem at blive og gå: fra arket · Næste beslutning: dato · Anbefaling: Bliv, genforhandl
- Aftale B · Bundet indtil: dato · Forpligtet beløb: fra arket · Spænd mellem at blive og gå: fra arket · Næste beslutning: dato · Anbefaling: Bliv
- Aftale C · Bundet indtil: dato · Forpligtet beløb: fra arket · Spænd mellem at blive og gå: fra arket · Næste beslutning: dato · Anbefaling: Undersøg alternativ
Under tabellen står tre korte afsnit: hvad der har ændret sig siden sidst, de største risici i ord og det, I beder bestyrelsen tage stilling til.
Forklar ordene første gang. “Spænd” er forskellen mellem at blive og at gå over samme horisont, altså det rum, leverandøren har at ændre prisen i. Det er ofte det, der giver bestyrelsen forståelsen for, hvorfor en fornyelse er vigtig. Regnestykket bag hver række kommer fra business casen med tre spor.
Sådan svarer I på det sværeste spørgsmål
“Hvad koster afhængigheden?” kan ikke besvares med ét tal, og det er fint at sige det. Svaret har tre lag:
Det, I betaler i dag, og som står på fakturaerne.
Det, I er bundet af. Det, der skal betales, selv hvis I går, altså summen af binding.
Det, det ville koste at gå. Et dateret skøn som spænd fra lavt til højt. Leverandøren kan læne sig op ad den sum.
Sæt risikoen ved siden af i ord. Hvad sker der ved prisstigning, opkøb, en lukket adgang? Bestyrelsen kender den slags opstilling fra andre risici. Vis ikke farvekort med pseudotal. Skriv hellere, hvorfor I vurderer risikoen, som I gør, som i risiko som post i regnestykket.
Undgå at gøre det til et skræmmebillede. Hovedbudskabet kan sagtens være, at I bliver, og at det er besluttet med åbne øjne. Afhængighed kan være fuldt forsvarlig, når den er kendt og valgt.
Hvad bestyrelsen skal beslutte
Bed om noget konkret, ellers bliver punktet til orientering. Eksempler:
- Godkendelse af en grænse for, hvor længe ledelsen må binde virksomheden uden at spørge.
- En beslutning om at bruge tid på et alternativ til én aftale før næste fornyelse.
- Hvor meget binding bestyrelsen vil acceptere, se hvor meget afhængighed vil ledelsen acceptere.
- Et mandat til en forhandling.
Læg siden i bestyrelsens årshjul, så den gentages én gang om året. Så kan I vise, hvordan tallet bevæger sig.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Første gang kræver det, at økonomi og IT samler aftaler og datoer. Regn med nogle dages arbejde, afhængigt af hvor let det findes. Derefter er det en opdatering en gang om året.
Lader I være, kan bestyrelsen ikke se en forpligtelse, der kan være blandt de største i selskabet. Beslutninger om lange aftaler bliver taget et sted længere nede, én ad gangen, og ingen ser summen. Det koster i forhandlingskraft, og det kan koste, når et spørgsmål fra revisor eller en investor kommer.
Det skal I lade være med
- At aflevere en teknisk rapport · bestyrelsen skal have pengene og datoerne.
- At skrive én sum for afhængigheden · vis de tre lag.
- At bruge skræmmebilleder · skriv roligt, hvad der kan ske.
- At ende med en orientering · bed om en beslutning.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ De få aftaler med bundet indtil-dato.
- ☐ Summen af det, I er forpligtet til, dateret.
- ☐ Spændet mellem at blive og gå pr. aftale.
- ☐ Næste beslutningsdato.
- ☐ Anbefalingen og hvad bestyrelsen skal beslutte.
Kilder
- Selskabsloven, LBK nr. 331 af 20. marts 2025: § 115. Status “Valid” 7. november 2026.
- NIS2-loven, lov nr. 434 af 6. maj 2025: § 7, gælder kun omfattede enheder.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Lav første udgave på en halv dag med de tal, I har, og skriv, hvad der mangler. Vil I have afhængigheden vurderet af en uden aftaler med leverandørerne, er Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT uvildig og uafhængig uden forhandleraftaler.
Læs også: Koncentrationsrisiko i IT-udgiften · Bundne og frie IT-udgifter
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Jurisdiktions- og afhængighedsvurdering hos Nielco IT
