Tjeklister og skabeloner

Siden samler listerne til arbejdet med en IT-aftale, der skal regnes igennem eller forhandles. Fire kan kopieres direkte herfra til jeres eget ark, og de øvrige ligger i artiklerne sammen med begrundelsen. Listerne er sat op af os, og der er intet at hente eller indsende her. Tallene skriver I selv.

Sådan bruger I dem

Tag den liste, der passer til opgaven. Sæt ejer og dato på, og slet de linjer, der ikke gælder jer. Hvert tal får en kilde: aftale, tilbud, egne data eller skøn. Et skøn skrives som et interval.

Posterne i regnearket

Opstillingen er forklaret i Blive, genforhandle eller gå. Lav tre kolonner med Bliv, Genforhandl og Gå, og én kolonne pr. år.

Løbende poster:

• ☐ Betaling til nuværende leverandør.
• ☐ Forventet prisudvikling i scenarier.
• ☐ Tvungne tilkøb, pakkeskift og ændret metrik.
• ☐ Valuta.
• ☐ Betaling til ny leverandør.
• ☐ Egne timer til drift og leverandørstyring.

Engangsposter:

• ☐ Forarbejde: forbrug, behov, tilbud og rådgivning.
• ☐ Restløbetid og opsigelsesvederlag.
• ☐ Tabt rabat på det, der bliver tilbage.
• ☐ Ophørsbistand.
• ☐ Parallel drift, begge regninger.
• ☐ Flytning af data og konfiguration.
• ☐ Ombygning af integrationer.
• ☐ Uddannelse og tabt produktivitet.
• ☐ Egne timer i projektet, og hvad de fortrænger.
• ☐ Ny kontrakt og jura.

I ord under tallene:

• ☐ Risiko på hvert spor og ved selve skiftet.
• ☐ Bindingen, I står med ved horisontens slutning.
• ☐ Forhandlingskraften ved næste fornyelse.

Spørgsmål til leverandøren ved en prisændring

Baggrunden står i Prisstigning fra IT-leverandøren. Bed om svarene på skrift.

• ☐ Hvad var prisen pr. enhed før, og hvad er den nu?
• ☐ Hvad er årsagen til ændringen?
• ☐ Hvad får vi for den, som vi ikke havde før?
• ☐ Gælder ændringen alle kunder, vores pakke eller kun os?
• ☐ Hvilken bestemmelse i aftalen bygger den på?
• ☐ Hvilket varsel gælder, og hvad er sidste dato for at svare?
• ☐ Hvilke andre pakker, løbetider eller omfang kan vi vælge?

Mandat til forhandlingen

Rollerne er beskrevet i Hvem fører ordet?. Hold mandatet på én side.

• ☐ Aftalen, og hvad der skal opnås.
• ☐ Hvem der fører ordet, og hvem der leverer tal.
• ☐ Hvad personen må give tilsagn om.
• ☐ Hvad der skal tilbage til direktionen.
• ☐ Jeres bedste alternativ, og hvor længe det holder.
• ☐ Det, I ikke vil røbe.
• ☐ Sidste opsigelsesdato og næste mødedato.

Beslutningsoplæg til ledelsen

Skabelonen er gennemgået i Beslutningsoplægget. Hold det på én side, og læg regnearket som bilag.

• ☐ Anbefalingen øverst.
• ☐ Bliv, Genforhandl og Gå med spænd for samme periode.
• ☐ Højst tre antagelser, der kan vende svaret.
• ☐ Risiko, binding og forbehold i korte linjer.
• ☐ Hvem der har ansvaret.
• ☐ Dato for næste kontrol.

Skabeloner i artiklerne

• Hvad koster afhængigheden? Svaret på én side til bestyrelsen De få aftaler, sum af binding, næste dato og anbefaling.
• Det gode argument for at blive: sådan skriver I det ned Begrundelsen, når beslutningen er at fortsætte.
• Tolv måneder før fornyelsen: arbejdsplanen Trinene fra forbrug til forhandling.
• Fornyelseskalenderen: hvornår arbejdet skal starte for hver aftale Datoerne regnet baglæns fra varslet.

Tjeklister i artiklerne

• Prisvarslet er landet: de første to uger Det, I gør, før I svarer på mailen.
• Prisregulering i IT-aftaler: det, der skal stå Punkterne, klausulen skal afklare.
• Det kan forhandles, når prisen ikke kan Vilkårene, I kan tage op i stedet.
• Forhandlingsfejl: det, der svækker jer ved bordet Fejlene, der kan undgås med forberedelse.

Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være

At kopiere listen tager minutter, og at udfylde den tager timer hos økonomi og IT, som skal med i overslaget. De tomme felter viser, hvor I mangler viden, før leverandøren finder ud af det. Står de tomme ved fornyelsen, forhandler I på leverandørens tal. Læg jeres tal ind med Business case.

Det skal I lade være med

• At udfylde med ét tal, hvor I har et skøn · intervallet viser usikkerheden.
• At lade Bliv stå tom · at fortsætte har også en pris.
• At sende mandatet til leverandøren · listen er intern.

Det skal regnestykket kunne vise

• ☐ Navn og dato på hvert ark.
• ☐ En kilde på hvert tal.
• ☐ Samme poster og samme horisont på alle spor.

Senest gennemgået: november 2026.

Næste skridt

Kopiér posterne ind i et ark, udfyld dem for den aftale, der fornyes først, og vis ledelsen, hvad der står tomt.

• Business case
• Beslutningsoplægget

Læs også: Ordliste · Selvtest: hvor bundet er I? · Spørgsmål om vendor lock-in

→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT