Spørgsmålet “google workspace eller microsoft 365” kan ikke besvares med en licenspris. Regnestykket består af tre dele: det, I stadig skylder på den aftale, I har, prisen for selve skiftet, og forskellen på de to pakker over mange år. Denne artikel anbefaler ingen af dem, og ingen kilde, vi har læst, siger, hvad der er billigst.
Vilkårene er læst hos Microsoft og Google 7. november 2026. Kontorpakkernes funktioner sammenlignes ikke. Artiklen handler om pengene og stopper, hvor en flytning begynder, så en migrering beskrives ikke, og vi har ikke undersøgt, hvor lang tid et skifte tager, eller hvad migreringsværktøjer koster. De tal skal komme fra jer selv og fra tilbud.
Hvad binder
På Microsoft-siden er en årsaftale gennem partner bundet, når de syv dage er gået, og antallet kan først sættes ned ved fornyelse. Partneren faktureres for hele perioden. Det, I i praksis skylder, fremgår af partneraftalen.
På Google-siden binder Annual/Fixed-Term for ét eller flere år. Licenser kan kun sænkes ved fornyelse, går I før tid, skal resten af kontrakten betales, og fornyelsen sker automatisk for ét år, hvis ingen gør noget. Flexible Plan kan til enhver tid ændres eller opsiges.
Begge veje er altså bundet til en fornyelsesdato. Den vigtigste konsekvens for regnestykket er, at et skifte midt i perioden indebærer dobbelt betaling, og at et skifte til fornyelsen kræver, at arbejdet er færdigt inden datoen.
Data Act (dataforordningen) gælder også her. Kapitel VI skelner ikke mellem typer af SaaS, og fra 12. januar 2027 må skiftegebyrer ikke længere pålægges. Det dækker skiftegebyrer og ikke standardtjenestegebyrer, sanktioner ved førtidig opsigelse eller egne folk. Hvad der falder under hvad, er vores læsning, og et konkret spørgsmål om restbetaling er et spørgsmål til advokat. Mere om det står i gebyr for at få data ud.
Hvad påvirker prisen
Licensprisen er den post, alle kigger på, og den skal med for begge. Hos Microsoft følger den antal brugere, løbetid, faktureringsfrekvens og marked, hos Google udgave, antal og betalingsplan. Begge har lagt AI ind i pakken, så en sammenligning skal gøres på det, I faktisk vil bruge.
Så kommer posterne omkring selve skiftet. De står her som poster uden tal:
- Restbetaling på nuværende aftale.
- Parallel periode med to regninger.
- Flytning af post, filer og kalender, herunder tilbud fra en leverandør.
- Ombygning af det, der hænger på: login, integrationer, automatik og delte skabeloner.
- Uddannelse og den tid, folk arbejder langsommere.
- Egne timer, og hvad de fortrænger.
- Nye kontrakter og sikkerhedsgodkendelse.
To af dem står sjældent i et tilbud og er beskrevet i uddannelse og tabt produktivitet og jeres egne timer i et skifte. Hvor de store poster ligger, afhænger af jer. Mange filer, mange integrationer eller et stort antal brugere giver forskellige svar, og vi kan ikke sige, hvilken post der bliver størst hos jer.
Skiftet går begge veje, og et skifte til det ene koster også noget den dag, I måske vil tilbage. Bindingen ved horisontens slutning skal derfor stå i arket for begge spor.
Hvornår forhandles der
Vores læsning er, at forhandlingsvinduet på begge sider ligger før fornyelsen, og at en reel plan for et alternativ er det, der har værdi i samtalen. Et tilbud fra den anden side er et alternativ, I kan vise frem, selv om I ender med at blive. Hvordan det bruges, står i jeres bedste alternativ. Ingen kilde lover, at det giver en bedre pris.
Regnestykket er også brugbart, hvis svaret er at blive. Det viser, hvor meget den nuværende leverandør kan ændre, før det betaler sig at flytte, og det tal er nyttigt i næste forhandling.
Hvor oplyser leverandøren selv prisen
Microsofts prisside har vi ikke kunnet læse, og en partners pris står i partnerens tilbud. Google har sin prisside for Workspace, og køb gennem forhandler kan have andre vilkår, som ikke er læst. Tilbud på en flytning står hos den, der skal udføre den.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Opstillingen kræver, at økonomi samler aftalerne, og at IT tæller brugere, datamængder og integrationer. Regn med en til to personer i nogle uger. Tilbud fra en flyttende leverandør tager længere tid, så start i god tid før næste fornyelse. Brug den opstilling, der står i business casen med tre spor, så Bliv, Genforhandl og Gå står på samme poster.
Lader I være, træffes beslutningen på licensprisen, eller den træffes slet ikke. Begge dele er dyre på hver sin måde. I kan flytte på et for smalt grundlag, eller I kan blive uden at vide, hvad det koster. Hvad der påvirker prisen, og hvordan I får et tilbud, står under pris og tilbud.
Det skal I lade være med
- At sammenligne to licenspriser og stoppe dér · det er kun én række i arket.
- At regne med et skifte midt i perioden uden dobbelt betaling · bindingen løber videre.
- At lade den, der skal flytte, lave regnestykket alene · rollen peger i én retning.
- At bruge et tal fra nettet for andres skifte · jeres filer og integrationer er jeres egne.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ Bindingen på begge sider med datoer.
- ☐ Alle poster for skiftet, med betaler og kilde.
- ☐ Licenser over samme antal år og samme omfang.
- ☐ Binding ved horisontens slutning.
- ☐ Det spor, I anbefaler, med dato for ny gennemgang.
Kilder
- Create, suspend or cancel customer subscriptions: hele perioden og antal. Læst 7. november 2026.
- Compare Flexible and Annual/Fixed-Term payment plans: Googles planer. Læst 7. november 2026.
- Renew your Annual/Fixed-Term Plan contract: fornyelse. Læst 7. november 2026.
- Google Workspace, Pricing: prisen. Læst 7. november 2026.
- Forordning (EU) 2023/2854: art. 2, nr. 36, og art. 29. Læst på dansk.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Skriv bindingsdatoen ned for den aftale, I har, og tæl brugere, data og integrationer. Så ved I, om det overhovedet er værd at bede om et tilbud på en flytning.
Læs også: Google Workspace: binding, fornyelse og AI i pakken · Års- eller månedsaftale på Microsoft 365
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
