Jeres egne timer er en reel udgift i et leverandørskifte, selv om ingen sender en faktura på dem. Finder I dem ved at bemande opgaverne rolle for rolle og spørge, hvad arbejdet fortrænger, får posten en plads i regnestykket og en betaler, nemlig jer selv.
Det ligger lige for at overse den. Tilbud og fakturaer kommer ind ad døren, og lønnen betales alligevel, så timerne ligner noget, der ikke koster. Regningen viser sig i det arbejde, der ellers skulle være lavet. Vi kender ingen kilde, der viser, hvor stor posten plejer at være, eller hvor ofte den mangler. Derfor skal den regnes hos jer selv.
Hvor timerne ligger
Dansk Erhverv regner arbejdstid med til skifteomkostningerne i sin medlemsundersøgelse om cloud og nævner manglende kompetencer internt som en barriere for sig. Britiske CMA peger også på manglende overførbare kompetencer hos kundens medarbejdere som en hindring for at skifte. Listen nedenfor er vores egen opdeling.
IT. Kravspecifikation, afklaring af integrationer, adgange, test, drift af to miljøer samtidig og support i den første tid.
Økonomi og indkøb. Læsning af aftaler, tilbudsrunde, opgørelse af forbrug, opstilling af business case, budget og kontrol af de første fakturaer.
Afdelingerne. Dem, der kender processerne, skal beskrive dem, teste det nye og lære andre op. Denne gruppe er nem at glemme, fordi den ikke står i IT-budgettet. Det er ofte også dem, der er sværest at undvære i travle perioder.
Ledelsen. Beslutninger undervejs, styregruppe, godkendelser og kommunikation til medarbejdere og kunder.
Jura og datasikkerhed. Kontrakt og krav fra jeres egne regler og kunder. Den del kan være intern eller købt.
Selve brugerens indlæring hører til en anden post. Den står i uddannelse og tabt produktivitet. Hold de to adskilt, så ingen time tælles to gange.
Sådan regner I posten
Stil opgaver op i rækker og navngivne roller i kolonner, og udfyld med timer.
- Skriv opgaverne fra projektets faser: forarbejde, valg, opsætning, flytning, test, overgang og efterarbejde.
- Giv hver opgave et lavt og et højt tal, og lad den, der skal udføre arbejdet, give tallet.
- Læg timerne sammen pr. rolle og pr. kvartal. Så viser det sig, om den samme person er dobbeltbooket.
- Vurder, om rollen kan frigøres. Kan den ikke det, er der tre svar: forlæng forløbet, skær andre opgaver væk, eller køb hjælp udefra.
- Sæt jeres egne tal på med den sats, virksomheden bruger internt. Eller lad posten stå i timer ved siden af kroner, og skriv hvorfor.
Her gælder advarslen fra den britiske vejledning The Green Book om, at tid og udgifter erfaringsmæssigt bliver skønnet for lavt. Bogen er rettet mod det offentlige, så I bruger tanken og lader tallene ligge. Sammenlign skønnet med sidste gang, I havde et større systemskifte, hvis I har registreret det. Forskellen på det dengang planlagte og det faktiske er et bedre grundlag end en vurdering fra den, der har idéen.
Det, timerne fortrænger
Det er her, posten får sin rigtige størrelse. Den, der står med et skifte, laver ikke det, vedkommende ellers skulle. Hvis IT-chefen bruger et halvt år på skiftet, er den forsinkede opgradering, sikkerhedsarbejdet eller digitaliseringsprojektet prisen. Hvis bogholderen tester det nye system ved årsafslutning, er det regnskabet, der mærker det.
Stil ét spørgsmål pr. rolle: hvad bliver udskudt eller aflyst? Svarene hører hjemme i opstillingen. Nogle kan sættes i kroner, fx et projekt med en kendt gevinst. Andre står i ord. Begge dele må stå i samme regnestykke, og ledelsen kan så tage stilling. Risikoen for, at den vigtigste medarbejder siger op midt i forløbet, står også bedst i ord.
Tid er også et spørgsmål om rækkefølge. Hvis to store projekter ligger oven i hinanden, kan et skifte blive dyrere end nødvendigt alene på grund af tidspunktet. Hører det hjemme i business casen, så skriv det. Også et valg om at vente er en mulighed med sin egen pris, og den skal stå ved siden af.
Også de andre spor bruger timer
Sporet Gå har de fleste timer, men Bliv og Genforhandl har også sine. En ordentlig fornyelse kræver forberedelse, og at blive på en aftale kræver leverandørstyring. Opstillingen i blive, genforhandle eller gå har derfor egne timer som løbende post i alle tre spor. Står timerne kun på Gå, gør I sporet dyrere, end det er, sammenlignet med de andre.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Posten kræver én workshop med dem, der skal bære arbejdet, og et par timer til at samle arket. Det er billigt arbejde i et forløb af den størrelse, og det giver også et første billede af, om projektet overhovedet kan bemandes.
Springer I over, bliver skiftet finansieret i det skjulte: af overarbejde, af opgaver, der ikke bliver lavet, og af folk, der står af. Den skæve business case er den mindste del af problemet. Den største er, at ledelsen har godkendt et projekt, ingen har tid til. Den regning kommer som forsinkelse, som mere dobbeltbetaling og som konsulenter, ingen havde med i tallet.
Det skal I lade være med
- At regne egne timer som værende uden pris · de er taget fra noget andet.
- At lade projektets fortaler skrive timetallet · spørg dem, der skal udføre arbejdet.
- At glemme afdelingerne · procesviden sidder sjældent i IT.
- At skrive timer på ét spor alene · alle tre spor har interne omkostninger.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ Timer pr. rolle og pr. kvartal, med lavt og højt skøn.
- ☐ Navngivne personer på de roller, der ikke kan undværes.
- ☐ Hvad der udskydes eller aflyses, og hvad det betyder.
- ☐ Hvad der skal købes ude, fordi timerne ikke findes.
- ☐ Hvilken intern sats der er brugt, eller at posten står i timer.
Kilder
- Dansk Erhverv: Vil virksomheder skifte væk fra ikke-europæiske cloudleverandører?: listen over barrierer.
- CMA: Summary of final decision, cloud services market investigation: pkt. 27.
- HM Treasury: The Green Book 2026: pkt. 2.25, 6.77 og 6.78. Britisk vejledning til offentlige projekter, brugt som metode.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Saml dem, der skal bære arbejdet, i en time, og lad dem give deres eget skøn. Spørg til sidst, hvad hver af dem vil lægge fra sig for at nå det.
Læs også: Uddannelse og tabt produktivitet · Egne IT-folk som binding
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
