Beskriv det, I vil købe, på samme måde over for alle, bed to eller tre leverandører om tilbud, og lad dem sætte pris på deres forbehold. Så kan I sammenligne tilbuddene på samme grundlag. En privat virksomhed bestemmer selv formen, og en tilbudsrunde kan klares på få sider.
Formålet er oplysning. I får at vide, hvad markedet svarer på jeres krav, og hvad I står med, hvis I bliver. Det kan bruges i en forhandling med den nuværende leverandør, og det kan ende med et skifte, men det er ingen forudsætning. Skal I vælge leverandør til en meget stor aftale, er forløbet længere, og Leverandørvalg til en stor IT-aftale beskriver det.
Trin 1: skriv kravene
To til tre sider er nok til de fleste aftaler. De skal rumme:
- Hvad der skal leveres, med omfang, brugere og datamængder.
- Hvilke krav der er ufravigelige, og hvilke der er ønsker.
- Hovedvilkår: løbetid, ophør, nedjustering, prisregulering og support.
- Hvad der skal stå i tilbuddet, så det kan sammenlignes.
- Tidsplan og kontaktperson.
Advokatfirmaet NJORD anbefaler i sin guide til IT-kontrakter, at I fastsætter hovedvilkårene, før tilbuddene kommer, lader tilbudsgiverne sætte pris på deres forbehold og præciserer efter første runde. Vi bruger den fremgangsmåde her. Guiden er skrevet til e-handel og er udateret, men fremgangsmåden er ikke afhængig af branchen.
Jeres nuværende forbrug skal med. Kender I ikke tallene, er tilbuddene ikke mere værd end det, de bygger på.
Trin 2: vælg, hvem I spørger
To eller tre er nok, og det er en vurdering, vi selv står inde for. Vælg leverandører, I reelt kunne købe af. Fortæl åbent, at I indhenter flere tilbud, og at den nuværende leverandør er med. At bede om et tilbud er et arbejde for den, der svarer, så giv dem en rimelig mulighed for at vinde. Et tilbud indhentet alene som pres kan afsløre sig selv og koster jer troværdighed. Se Troværdighed over for leverandøren.
Skriv en fortrolighedsaftale, hvis oplysningerne kræver det. Del ikke en leverandørs pris med en anden. Det er god skik, og jeres aftale kan forbyde det.
Spørg også, hvad I må gøre med oplysningerne. Har den nuværende aftale fortrolighed om priser, skal I vide, hvad I må vise frem, før I bruger den i en sammenligning.
Trin 3: første runde
Giv alle samme materiale og samme frist. To til fire uger er rimeligt for et enkelt system, og længere for en stor aftale. Svar på spørgsmål til alle, så ingen får mere end andre. Et kort møde med hver kan være nyttigt, men hold det til samme dagsorden.
Bed om, at forbehold prissættes. Skriver en leverandør, at den ikke kan acceptere jeres vilkår om ophør, skal den sige, hvad en ændring ville koste. Så kan I sammenligne.
Trin 4: sammenlign på samme poster
Læg tilbuddene ind i den samme opstilling, I bruger til de tre spor. Hver leverandør får en kolonne, og den nuværende aftale står ved siden af.
- Løbende poster over hele horisonten, med prisregulering.
- Engangsposter som opstart, flytning, egne timer og det, der skal betales for at komme ud af den nuværende aftale.
- Vilkår i ord: binding, nedjustering, ophør og ansvar.
- Forbehold, prissat.
- Usikkerhed: hvad er tilbudt fast, og hvad er et skøn?
En ny leverandør kan se godt ud i sit tilbud, fordi skiftet betales et andet sted. Det hører med i kolonnen. Forskellige løbetider skal regnes om til samme horisont.
Trin 5: præcisér, og beslut
Tal med to af dem om uklarheder, og lad dem rette tilbuddet. Det er her, tingene bliver konkrete. Brug arket til at træffe beslutningen. Den kan være at blive, at forhandle med den nuværende eller at skifte. Hvis I bliver, er tilbuddene ikke spildt, for I ved nu, hvad I sammenligner med. Giv en ordentlig tilbagemelding til dem, der ikke blev valgt. I kan få brug for dem igen.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
En enkel tilbudsrunde kræver kravene, nogle møder og en sammenligning. Skriv timerne op for IT, økonomi og den, der styrer forløbet, med et lavt og et højt bud. Det er en engangspost i forarbejdet, og den vokser med aftalens størrelse. Skal en rådgiver hjælpe, er det også en post.
Uden tilbud er leverandørens pris den eneste, I kender. Sammenhold rundens timer med det, aftalen binder over hele perioden. For en lille aftale kan to prisoverslag være nok. For en stor kan det være svært at forsvare over for ledelsen, at I skrev under uden at have set andre tal.
Det skal I lade være med
- At sende forskellige oplysninger til hver · så kan tilbuddene ikke sammenlignes.
- At bruge en leverandør alene som pres · det er uredeligt, og det opdages.
- At dele tilbud med konkurrenter · hold oplysningerne fortrolige.
- At sammenligne første års pris · sammenlign samme horisont med skiftet medregnet.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ Ens omfang og horisont i alle kolonner.
- ☐ Nuværende aftale ved siden af tilbuddene.
- ☐ Skiftets poster for hver ny leverandør.
- ☐ Forbehold med pris.
- ☐ Beslutning og begrundelse.
Kilder
- NJORD for FDIH, Guide: IT-kontrakter: https://www.danskerhverv.dk/siteassets/mediafolder/dokumenter/01-analyser/digital-handel/temaer/jura/it-kontrakter.pdf
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Skriv kravene til næste fornyelse på to sider, også hvis I ikke har besluttet at spørge andre. Det viser, om I ved, hvad I køber.
Læs også: Benchmark af IT-priser · Regnestykket, når leverandøren ikke oplyser noget
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
