Parallel drift koster to regninger på samme tid i den periode, hvor det gamle system endnu ikke kan lukkes, og det nye allerede skal betales. Beløbet afhænger af to ting, I selv kan regne på: hvor meget der løber hos hver leverandør, og hvor mange måneder overlappet varer.
Selve overgangen er et projekt, som denne artikel ikke beskriver. Hvornår parallel drift er nødvendig, og hvad den kræver teknisk, står på exit-plan.dk under parallel drift. Her handler det om regningen, og om hvordan en klog kontrakt gør perioden kortere.
Hvorfor overlappet bliver længere end planlagt
Overlappet består af flere led, som hver for sig ser beskedne ud. Den nye aftale begynder at løbe, før det nye system er i brug. Den gamle aftale kan først sluttes ved et bestemt opsigelsestidspunkt. Imellem de to datoer ligger opsætning, flytning, test og oplæring, og bagefter kommer ofte en periode, hvor det gamle skal holdes åbent for en sikkerheds skyld.
Her gælder den advarsel, som det britiske finansministeriums vejledning The Green Book giver om store projekter: store projekter bliver dyrere og længere, end de ser ud til på forhånd, så skønnene skal rettes bevidst op. Bogen er skrevet til offentlige projekter, så brug tanken og lad satserne ligge. Overført til dobbeltbetaling betyder det, at en lav og en høj vurdering af antallet af måneder er mere ærlig end et enkelt tal.
Sådan sætter I posten op
Gør posten så enkel som muligt, så en økonomichef kan genberegne den på få minutter.
- Find startdatoen for betaling. Hvornår begynder den nye regning at løbe ifølge tilbuddet?
- Find slutdatoen for betaling. Hvornår stopper den gamle regning, når opsigelsesvarsel og bindingsperiode er regnet med?
- Træk de to fra hinanden. Det er det aftalte minimum, før projektet overhovedet er vurderet.
- Læg projektets usikkerhed på. Hvor længe kan overlappet vare i en lav og i en høj vurdering?
- Sæt egne tal på. Det, der løber hos hver leverandør i perioden, ganget med månederne.
- Skriv, hvad der er med. Er alle brugere med hele perioden, eller falder forbruget hen ad vejen?
Regn kun det ekstra. Den regning, I ville have betalt alligevel, er allerede med i regnestykket med de tre spor som betaling til den nuværende leverandør. Står den samme måned to steder, tæller I den dobbelt i arket, og det er en anden fejl end dobbeltbetalingen selv.
Forkort perioden med kontrakten
Det meste, der afgør overlappet, kan påvirkes, før projektet går i gang. Der er ingen garanti for, at en leverandør siger ja, og mindre kunder har sværere ved at flytte vilkår. Punkterne er stadig værd at stille.
Hos den nye leverandør. Spørg, om betalingen kan følge den faktiske overgang: en lav betaling i opsætningen, fuld betaling, når brugerne flytter, eller etaper, der følger antallet af flyttede brugere. Få en dato for, hvornår den nye regning begynder, skrevet ind i aftalen. Hæng den gerne op på en godkendt overtagelse frem for på en underskrift.
Hos den gamle leverandør. Læg opsigelsen, så slutdatoen passer til projektet, og kontrollér, om varslet giver jer ét tidspunkt om året eller et hvilket som helst månedsskifte. Spørg, om aftalen kan forlænges kort på uændrede vilkår, hvis projektet skrider. Den samtale er lettere at tage, før I har sagt op. Spørg også, om antallet af brugere må falde undervejs. Det er emnet i retten til at skrue ned.
Rækkefølgen af beslutninger. En ny aftale, der skrives under, før opsigelsesmuligheden hos den gamle er kendt, kan give et langt overlap, I selv har valgt. Læs bindingsperiode og opsigelsesvarsel først.
Cloudtjenester: det, Data Act lægger til
For cloudtjenester, der er omfattet af Data Act (dataforordningen), giver art. 25 faste rammer. Kunden må højst have to måneders varsel for at sætte skiftet i gang. Derefter kommer en overgang på op til 30 kalenderdage, og lader det sig ikke gøre teknisk, kan udbyderen strække den til op til syv måneder. Aftalen gælder i overgangsperioden, og den skal altså regnes med som betalt.
Kommissionens ikkebindende standardbestemmelser af 29. oktober 2026 siger, at aftalen ikke ophører, før skiftet er gennemført, eller der foreligger en afgørelse eller aftale. Det beskytter driften, og det forlænger også betalingen, hvis skiftet tager længere tid. De fleste standardaftaler indeholder ikke disse bestemmelser, så teksten er et forhandlingsudspil, som modparten frit kan afvise.
Vær opmærksom på en særlig post, hvis data skal løbe mellem to udbydere i perioden. Art. 34 om parallel brug giver udbyderen lov til at opkræve betaling for de data, der løber ud, så længe det alene dækker omkostningerne. Den adgang fortsætter efter den dato, hvor skiftegebyrerne ophører. Parallel brug efter forordningen og parallel drift i et projekt er to forskellige ting, og vi forenkler her. Om jeres periode er et skifte eller parallel brug, er et spørgsmål til advokat. Regn gebyret med, indtil I har svaret.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Posten kræver tre datoer fra aftalerne, en lav og en høj vurdering fra den, der leder projektet, og tal fra de to leverandører. Arbejdet er overskueligt, og det kan laves, før nogen har besluttet noget. Forhandlingen om betalingsstart og kort forlængelse kræver tid i tilbudsfasen, hvor I stadig har valget.
Lader I det ligge, står I med en regning, der vokser for hver måned, projektet skrider, og uden nogen, der har ansvaret for den. Sent i forløbet er det også svært at afslutte det gamle system, fordi ingen vil stå på mål for lukningen, og hver ekstra måned ser lille ud. Sæt derfor en person på at beslutte, hvornår det gamle lukkes. Den økonomiske gevinst ved en kortere periode kan I kun vurdere med egne tal, og vi kan ikke sige, hvor meget den udgør.
Det skal I lade være med
- At underskrive det nye, før I kender slutdatoen på det gamle · overlappet er så besluttet på forhånd.
- At bruge den optimistiske tidsplan som grundlag · vis også det høje skøn.
- At tælle regninger dobbelt i arket · kun det ekstra er posten.
- At lade lukningen af det gamle stå uden ejer · perioden trækker ud af sig selv.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ Datoen, hvor den nye regning begynder, og datoen, hvor den gamle stopper.
- ☐ Overlappet i måneder, med en lav og en høj vurdering.
- ☐ Hvad der løber hos hver leverandør i perioden.
- ☐ Om gebyrer for udgående data er regnet med.
- ☐ Hvem der beslutter at lukke det gamle system.
Kilder
- HM Treasury: The Green Book 2026: pkt. 2.25, 6.77 og 6.78 om optimisme. Britisk vejledning til offentlige projekter, her brugt som metode.
- Forordning (EU) 2023/2854 (Data Act): art. 25 og art. 34.
- Kommissionens Henstilling (EU) 2026/2394: bilag VII, 1.1.3. Ikkebindende.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Find de to datoer i jeres aftaler og i det tilbud, I har på bordet. Afstanden mellem dem er posten i dag, før projektet er vurderet.
Læs også: Hvad koster det at gå? · Udgående data
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
