En revisionsklausul giver softwareleverandøren ret til at kontrollere, om I bruger det, I har betalt for. Den skal forhandles, før aftalen underskrives, for når brevet om licensrevision er kommet, er det klausulens ordlyd, der gælder, og den sætter rammen for både arbejdet og regningen.
Fire punkter bærer klausulen: omfang, varsel, omkostning og efterbetaling. Artiklen handler kun om kontraktens tekst pr. 7. november 2026. En dansk regel, der særligt gælder sådan en revision, har vi ikke set, så det er ren kontraktlæsning uden juridisk rådgivning. Står I midt i en revision, er det praktiske forløb beskrevet under licensrevision fra softwareleverandøren, og så er det også tid til en advokat.
Omfang
Læs, hvad leverandøren må se, og hvor. Klausulen bør besvare følgende.
Hvilke produkter? Gælder den alle jeres køb hos leverandøren eller kun den aftale, den står i? Står den i en rammeaftale, kan den dække produkter, I har glemt.
Hvilke selskaber? Tæller datterselskaber, fusionerede enheder og frasolgte dele med? Har I købt gennem en partner, så læs også, hvem revisionen retter sig mod.
Hvilken form? En egenerklæring, hvor I selv tæller, er noget andet end et besøg eller et værktøj, der skal køre på jeres systemer. Må værktøj installeres, så skal IT-sikkerhed kunne sige ja, og data må ikke kunne forlade virksomheden uden aftale.
Hvem udfører den? Leverandøren selv eller en ekstern part? En ekstern part bør binde sig til fortrolighed over for jer. Honorar efter resultat er værd at spørge til, for det giver en bestemt interesse.
Hvor langt tilbage? En klausul uden tidsgrænse kan række tilbage til aftalens begyndelse. Bed om en grænse, og hold den op mod, hvor længe I selv gemmer dokumentation.
Varsel
Et rimeligt varsel skal give jer tid til at finde tallene og tage stilling. Bed om et antal dage, der passer til jeres virkelighed, og om at revisionen ikke må ligge i regnskabsafslutning eller andre spidsbelastninger. Aftal også, hvor ofte den kan ske. Én gang pr. år er et almindeligt ønske, men vi har intet belæg for, at det er standard. Skriv ned, om en revision skal ske i normal arbejdstid og uden at forstyrre driften.
Omkostning
Hvem betaler? Det enkleste er, at hver part betaler sit. Nogle klausuler lader kunden betale leverandørens revisionsudgifter, hvis der findes en underlicensiering over en vis grænse. Står sådan en grænse i aftalen, så tjek, hvordan afvigelsen beregnes, og af hvilket tal. Er det af hele aftalens værdi eller af det ene produkt?
Jeres egne timer hører også med i regnestykket. De ligger hos folk, der skulle have lavet noget andet. Uden en grænse for, hvor meget I skal levere, er posten åben.
Efterbetaling
Her ligger pengene. Spørgsmålene er:
- Til hvilken pris? Aftalens pris, listeprisen på revisionsdagen eller et tillæg? Bed om, at manglende licenser købes til aftalens pris.
- Hvor langt tilbage? Skal I betale for hele perioden eller fra konstateringen?
- Vedligehold. Skal der betales vedligehold bagud oven i licensen?
- Rettighed fremover. Når I har betalt, er I så dækket?
- Modregning. Må ubrugte licenser af samme type modregnes?
Her kan få ord flytte meget, og derfor er det her, jeres forhandlingstid skal bruges. Hvad det betyder for aftalen som helhed, afgøres af jeres egen måleenhed. Licensmetrikken gennemgår den, og hvis et produkt kan udløse et krav efter antal ansatte eller kerner, er det det punkt, I skal se på først.
Uenighed og proces
Revisionens resultat er et udkast, indtil I har set det. Bed om, at I kan få rapporten, gennemgå grundlaget og gøre indsigelse inden en bestemt frist, før den er endelig. Aftal, at en uenighed om tallene kan afklares, før en betaling forfalder, og at leverandøren ikke kan opsige aftalen, mens uenigheden pågår. Skriv ned, hvem hos jer der modtager henvendelsen, så den ikke besvares af en, der ikke kender aftalen. Fortrolighed gælder begge veje: resultater må ikke bruges til andet end revisionen.
Kan I ikke ændre klausulen, fordi I køber på standardvilkår, er forberedelsen jeres værn. Hold dokumentationen for køb samlet, kend reglerne for måleenheden, og lav jeres egen optælling. True-up beskriver, hvordan den kan laves løbende.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
At forhandle klausulen kræver, at indkøb og jurist kender punkterne, før tilbuddet er forhandlet færdigt. Kontrakten skal læses, og IT skal sige, hvad der er muligt i drift og sikkerhed. Det er timer i en forhandling, der kører alligevel. Den løbende dokumentation kræver en ejer.
Lader I være, er regningen ukendt, og forløbet styres af den anden part. Efterbetaling, leverandørens udgifter og jeres egne timer kommer samtidig, ofte tæt på en fornyelse, hvor I har brug for jeres forhandlingskraft. Sæt det i tal med et tænkt forløb: hvad ville det koste, hvis I manglede licenser til ét større system?
Det skal I lade være med
- At underskrive klausulen som standardtekst · den er en af de få, der kan give en stor regning.
- At give adgang med værktøjer uden at tale med IT-sikkerhed · adgangen rækker ud over licenserne.
- At besvare en revisionshenvendelse fra hoften · alt, I skriver, kan blive en del af sagen.
Det skal regnestykket kunne vise
- ☐ Hvad revisionen må omfatte, og hvor langt tilbage.
- ☐ Hvem der betaler for revisionen.
- ☐ Prisen, manglende licenser købes til.
- ☐ Jeres egne timer, hvis det sker.
- ☐ Status på dokumentation for køb og brug.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs revisionsklausulen i de to aftaler, hvor et krav ville være størst, og skriv de fire punkter op. Punkter uden svar skal på listen til næste fornyelse.
Læs også: Det kan forhandles, når prisen ikke kan · Licensmetrikken
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
